Présents : Sarah Jamali, Béatrice Marcellin, Bertrand Montpellier, Jean-Yves Heurtebise, Maximilien Melissas.

Prochaines réunions :

mi-janvier : réunion avec les autres associations

Point

Association Statuts

Sarah a annoncé que U1 nous avons accordé la domiciliation de l’association sur saint-charles avec comme adresse :

RezoDoc Association pluridisciplinaire des Docteurs et Doctorants d’Aix-Marseille Aix-Marseille Université Campus St Charles 3 Place Victor Hugo 13331 Marseille Cedex 03 En revanche, aucun local n’est à notre disposition : ils doivent trouver un emplacement pour loger le BVE et les enseignats du secteur LSH.

Rappels : Conformément aux dispositions de l’article 5 de la loi du 1er juillet 1901, "les associations sont tenues de faire connaître, dans les trois mois, tous changements survenus dans leur administration ou direction ainsi que toutes les modifications apportées à leurs statuts". Exemples de modifications faisant l’objet d’une déclaration : Modification de statuts : Une déclaration datée et signée par un membre du bureau précisant la date de la réunion ou de l’assemblée ayant décidé la ou les modifications de statuts ; Un exemplaire daté et signé par un membre du bureau de l’(des) article(s) modifié(s) dans son (leur) intégralité ; En cas de changements multiples dans la rédaction des statuts, fournir une nouvelle rédaction complète de ceux-ci (un exemplaire daté et signé par un membre du bureau). Modification de l’objet ou additif à l’objet Modification du bureau ou (et) du conseil d’administration Modification de titre ou de siège social ... La modification des statuts : L’association peut modifier ses statuts, en procédant conformément aux dispositions statutaires en la matière. Généralement cette modification est soumise à l’accord de l’assemblée générale réunie de façon extraordinaire. Les modifications peuvent être présentées par le conseil d’administration, mais il est possible de prévoir statutairement une commission restreinte pour préparer la modification. La nouvelle rédaction des statuts doit être déclarée à la préfecture dans un délai de trois mois à compter du jour où elle est devenue définitive. Il en coûte 28,12 € (année 2005) pour la publication de la modification. La publication de la modification ne concerne que des modifications portant sur le titre, le siège social ou l’objet. Cette publication n’est plus obligatoire et est laissée à l’appréciation de l’association. Toutefois, il est conseillé de la demander pour mettre à jour l’association vis-à-vis des tiers (financeurs, banques, poste...).

"les changements d’administrateurs" :

Généralement les statuts fixent les modalités de remplacement des membres chargés de son administration. C’est l’assemblée générale qui élit ces membres. Ces modifications doivent être déclarées afin que les tiers aient la possibilité de vérifier, au moment où ils entrent en relation contractuelle ou judiciaire avec l’association, que la personne physique qui la représente soit effectivement mandatée. Cette formalité est à accomplir auprès de la préfecture dans les trois mois. Donc, après chaque assemblée générale ayant nommé de nouveaux administrateurs ou ayant réparti différemment les fonctions électives, il faut le déclarer sur papier libre. Ne pas oublier de classer les récépissés de déclaration et de modification dans le registre spécial ou le classeur prévu à cet effet.

Il convient donc de faire une nouvelle déclaration à la préfecture (28,12 euros) permettant aussi d’actualiser le Bureau, ce qui n’a pas été fait depuis les premiers statuts (nécessité pour cela que chacun soit clair sur sa volonté d’être dans le bureau)

Organisation Pas de nouvelle pour ce qui est des salles pour le buffet du midi. Pour le matin, Bertrand a proposé de demander à emprunter ou louer les machines à café de son labo. En conséquence on ne demandera pas au traiteur de fournir le repas du matin.

Subvention Tout compte fait, il manque encore de l’argent pour payer la journée (repas du soir, frais conception affiche et programme, reprographie et actes colloques et autres). Le dossier du Crous est en instance de traitement par Sarah, suite à sa remise par Jean-Yves Béatrice doit obtenir des renseignements sur le FSDIE de U2 Jean-Yves va contacter son école doctorale pour que de l’argent soit directement sur le compte de l’association en tant que convention est passée avec U1. Ainsi RezoDoc prendra directement en charge les frais de transport, restauration et hébergement de Dominique Lecourt.

Communication Jean-Yves a mis des affiches à la Fac de Droit (bâtiment et bibliothèque) et rencontré le service communication. La brochure L’Agenda (papier) diffuse gratuitement dans les fac les informations de colloque : il faut les informer avant le 15 du mois d’avant. A remplir sur le site interuniversitaire : normalement cela a été fait par JY le mois dernier, donc à suivre si cela paraît bien sur le papier et dans la brochure. Dépôt aussi d’affiches à la bibliothèque de la Fac gestion et économie (avec l’accord de la bibliothécaire). Béatrice va prendre contact avec La Provence. Michaël doit finaliser la communication affichage électronique de la mairie + 20 minutes Virginie finalise l’affiche attendue au niveau des logos et des formats.

Web Maximilien a dit que le nouveau site sera prêt d’ici 1 mois. Logos : pour l’instant deux logos en circulation, le premier sur le site, le second sur l’affichage et un troisième (numéro 9) peut-être à venir sur le nouveau site.

Prospective

La deuxième partie de la soirée a été consacrée à l’étude fructueuse de l’avenir de RezoDoc et des projets à mettre en place pour ancrer l’association dans le long terme. Dans tout ce qui suit, il ne s’agira que de propositions sur lesquelles nous attendons l’avis de tous les membres.

A Événements Tout le monde a été d’accord sur cette formule comme objectif : chaque année l’association se donne comme objectif d’organiser au moins deux événements :

1 un événement colloque scientifique pluridisciplinaire en octobre-novembre

2 un événement de rencontre culturelle en avril-mai.

Ces deux événements ont pour but de :

1/ faire se rencontrer les doctorants en les impliquant dans un projet si possible

2/faire connaître l’association

3/d’ouvrir le monde de la recherche et de communiquer sur le statut des doctorants.

1. On peut déjà commencer à réfléchir au thème général du colloque de l’année prochaine.

2. Pour ce qui de la rencontre culturelle, Jean-Yves a proposé pour structurer ces rencontres de les organiser autour d’un thème commun et reconductible avec variation d’année en année pour une meilleure visibilité : il a proposé de structurer ces manifestations autour d’un pays. Par exemple, cette année l’Inde. La manifestation pourra durer un week-end ou toute une journée. Le pays hôte définissant le thème de la journée que ce soit au niveau des repas et des activités : le soir concert et/ou film. Ces manifestations seraient gratuites pour les membres de l’asso et payantes pour les personnes extérieures – selon un prix encore largement à définir. Cette journée de manifestation culturelle avec pour thème un pays étranger serait idéalement le meilleur cadre pour essayer de nouer des contacts avec les doctorants d’autres pays, selon des modalités à définir : les doctorants des autres pays (ou du moins d’une région d’un autre pays) seraient virtuellement invités à cette manifestation (pour le Japon, on pourrait s’appuyer sur l’association doctorale d’échanges franco-japonais – sur Paris, je crois, etc.) Pour impliquer les doctorants d’Aix-Marseille, possibilité que chacun, sous une forme ludique, expose sa connaissance de cet autre pays par ses voyages, ses contacts, ses goûts ou ses recherches : ex : l’épilepsie en Inde, la vie et le temps en Inde, l’économie en Inde, l’environnement en Inde, la physique des particules en Inde etc. – et ce toujours en rapport étroit avec le sujet de thèse de la personne qui en parle. Le public n’étant pas que les doctorants mais tout le monde. En effet, les associations de doctorants disciplinaires sur Aix-Marseille sont souvent en déclin. La cause en est peut-être que le défaut des associations est d’être trop centrées sur leur propre public qui finit par s’épuiser. Si l’on veut faire connaître l’association aux doctorants eux-mêmes, il ne faut pas viser que les doctorants : les doctorants peuvent être aussi amenés à l’asso parce que l’asso est connue par ailleurs.

3. Ceci étant,nous avons également discuté la nécessité (Sarah, Béa) d’organiser des événements festifs faits par les doctorants et pour les doctorants, afin de faire en sorte que les membres ou futurs membres se rencontrent et créent des liens : Par exemple, une formule intéressante serait de faire un événement en juin ( ?) sur le thème : « venez fêter le doctorat que vous avez passé ou que vous allez passer cette année »

B. Vers une Organisation modulaire Sarah a proposé de remodeler la structure de l’association. Elle a proposé de définir des pôles de travail. Ceci permettra d’être plus efficace et plus rapide au niveau des décisions (Bertrand). En effet, cette année, pour des questions de formes et d’attente de réponse, l’appel à propositions a finalement été lancé quand même un peu trop tard (Jean-Yves). En extrapolant un peu (beaucoup) à partir de tout ce qui a été dit hier soir, il en résulte ceci :

Quatre pôles d’activités :

1. Pôle Vulgarisation. Nom de Code : RezoDoc/Université Ouverte

RezoDoc 2. Pôle Professionnalisation : RezoDoc-Emploi

3. Pôle Communication : RezoDoc.Com

4. Pôle Finances : RezoDoc€Fonds

Activités des pôles :

1. Pôle Vulgarisation : Thèmes et organisation des Colloques. Élaboration de l’Université Doctorale Ouverte d’Aix-Marseille : projet à mettre en place. But : diffusion des savoirs Où : à la cité des associations. Quand : le jeudi soir de 19h à 20h une fois toutes les deux semaines Par qui : les doctorants (à peu près 10 doctorants à trouver chaque année : on pourrait les trouver de façon simple en faisant appel à ceux qui n’ont pas été retenus pour le colloque en cas de propositions dépassant la demande : ce qui est le cas en sciences humaines cette année). Pour qui : le grand public. Quoi : présentation/vulgarisation des travaux de recherche. Comment : a. en interne, obtenir des écoles doctorales la possibilité de valider un module par la participation à ce séminaire. Pour cela : être présent, à la prochaine réunion du collège des écoles doctorales (début janvier ?) b. en externe, demander à la mairie ou la région de créer un emploi aidé pour l’organisation (argument pour convaincre les politiques : les citoyens se méfient de la science parce qu’ils ne la connaissent pas assez, en la diffusant, nous faisant œuvre utile…)

2. Pôle Professionnalisation : Nouer des contacts avec les associations d’insertion sur Aix-Marseille. Contacts avec l’AFIJ, l’APEC-Jeunes Chercheurs, l’ANPE-Cadres… Contacts/Partenariat avec association Bernard Grégory et surtout Doctoriales Définir un Projet permettant l’insertion Créer une réelle section emploi sur le site web. Trouver la formule qui permettra la mise à jour et mise en ligne la plus simple et la plus interactive.

3. Pôle Communication : Création et actualisation du site ; animation du forum ; mises à jour des informations et des liens et contacts électroniquement. Référencement du site. Diffusion lors des événements dans la presse Etc. Etc.

4. Pôle Commercialisation : Lourde tâche de savoir comment faire rentrer de l’argent dans l’asso. Partenariat, Mécénat, subventions, ressources propres. Etudier de façon sérieuse comment mettre en place les cours à domicile sous le label RezoCours© Voir financement possible par le biais de la cellule pour l’emploi, développement local… Etc. Etc.

Chacune de ces activités sera placée sous la direction d’un responsable actif qui aura une certaine autonomie de décision. L’association ne peut fonctionner que s’il y a au moins 4 personnes vraiment actives (et non pas une ou deux) plus 2 ou 3 personnes autour. L’idéal serait d’avoir 3 ou 4 personnes par pôles dont un responsable : le responsable ne se définit pas comme celui qui donne des ordres, ce n’est rien d’autre que celui qui y passe le plus temps. Bien entendu, ces pôles ne sont pas séparés ; il s’agit juste d’établir une spécialisation relative des activités : la concertation en commun reste nécessaire. D’autre part, l’aide et le conseil des personnes « liés » à un pôle d’activité à ceux dédiés à un autre pôle ne sont pas interdits mais seront toujours bienvenus.

Voilà une proposition de restructuration de l’activité de l’association. Ce qui importe, ce n’est pas la forme que ça prend mais que ça puisse marcher encore mieux comme ça. Ce serait bien si chacun pouvait réfléchir à l’intérieur de quoi il voudrait s’investir plus spécialement. Encore une fois, s’investir dans tel ou tel pôle ne signifie pas n’avoir aucun droit de regard sur ce qui se passe ailleurs ni s’y cantonner : et chacun est libre de bouger à l’intérieur de ces pôles, pour autant qu’il n’y ait pas déséquilibre trop flagrant.

Il s’agit donc d’un projet : le but n’est pas de donner un cadre formel strict mais d’indiquer des lignes de forces d’activités à l’intérieur du même but commun : l’association RezoDoc.